Arbetsbeskrivning

Trivs du i en roll där du får kombinera struktur, samarbete och varierade administrativa uppgifter? Nu söker vi en administrativ samordnare till Team City förskolor. Varmt välkommen med din ansökan! Om tjänsten Välkommen till Team City! Som administrativ samordnare hos oss är du ett administrativt stöd till rektorsteamet och bidrar till effektiva och välfungerande administrativa processer i verksamheten. Du arbetar nära tre av teamets rektorer och stöttar dem i administrativa frågor inom verksamhetsområdet. Rollen innebär många kontaktytor och du blir en viktig del av ett engagerat team där din insats gör skillnad. Arbetet innebär att du, på uppdrag av rektorerna, hanterar dokumentation och administrativa processer samt bidrar till struktur, uppföljning och kvalitet i organisationen. Rollen är varierande och innehåller både återkommande uppgifter kopplade till verksamhetens årshjul samt uppgifter som tillkommer löpande utifrån behov som identifieras tillsammans med rektorerna. Du är även kontaktperson gentemot externa leverantörer och fungerar som stöd i budgetprocessen. Rollen bygger på ett nära samarbete för att skapa goda förutsättningar för förskolorna inom Team City. Vi erbjuder en stimulerande arbetsmiljö där du får möjlighet att utvecklas och bidra till verksamhetens utveckling. Exempel på arbetsuppgifter: • bistå rektorerna i arbete med budget, verksamhetsplaner, delårsrapporter och övriga verksamhetsuppföljningar • ge kvalificerat administrativt stöd och samordna administrativa uppgifter inom verksamhetsområdet • säkerställa att administrativa rutiner följs och utvecklas • delta i arbetet med lokal- och arbetsmiljöfrågor, exempelvis skyddsronder och egenkontroll • arbeta och dokumentera i verksamhetssystem som Personec, Raindance och IST • vara kontaktperson för externa leverantörer samt hantera inköps- och avtalsfrågor • samordna och planera möten samt förbereda underlag och följa upp beslut Om arbetsplatsen Du kommer att ha ditt kontor på Engelbrektsskolan vid slussen. I Team Citys administrativa lokaler sitter sex rektorer, administratörer och specialpedagoger. Du kommer arbeta mot tre av rektorerna och fem förskolor. Som administrativ samordnare ingår du i förvaltningens administrativa nätverk.  Inom Förskole- och grundskoleförvaltningen arbetar cirka 4530 medarbetare. Vi möter de unga örebroarna från första dagen i förskolan till sista dagen i grundskolan.     Vi ansvarar tillsammans för att bidra till att skapa likvärdiga förutsättningar för de unga örebroarna och lägger grunden till ett lärande som sträcker sig genom hela livet. Med tillit och mod bygger vi våra förskolor och skolor tillsammans. Vi tar oss an framtidens utmaningar, för varje barns bästa. Läs mer om hur det är att jobba i Örebro kommun på www.orebro.se/jobb. Kvalifikationer För att trivas i rollen behöver du ha en god förmåga att planera, organisera och prioritera ditt arbete. Du arbetar strukturerat och metodiskt samt följer upp frågor och detaljer på ett noggrant sätt. Rollen kräver initiativförmåga och att du kan driva arbetet vidare inom givna ramar. Du har lätt för att samarbeta med andra och skapa goda relationer i arbetet. Du har också en god kommunikativ förmåga och kan anpassa ditt sätt att kommunicera efter målgrupp och situation. Samtidigt tar du ansvar för dina arbetsuppgifter och arbetar på ett sätt som bidrar till helheten i verksamheten. Du är trygg och stabil och har förmåga att hantera olika situationer på ett professionellt och balanserat sätt. Rollen är varierande och ställer krav på att du kan hantera flera arbetsuppgifter parallellt, även mer komplexa uppgifter såsom budgetarbete. Du behöver därför vara flexibel och kunna anpassa dig till ändrade omständigheter och behov i verksamheten. Du behärskar svenska språket väl, har god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift samt har god datorvana då arbetet innefattar mycket dokumentation och arbete i verksamhetssystem. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Krav: • universitets- eller högskoleexamen om minst 180 högskolepoäng inom administration eller ekonomi, alternativt annan utbildning arbetsgivaren finner likvärdig • erfarenhet av administrativt arbete (gärna i samordnande roll) • erfarenhet av budgetarbete Meriterande: • erfarenhet av administrativt arbete inom förskola/skola • erfarenhet av att arbeta i projektform eller med förändringsarbete • erfarenhet av arbete i verksamhetssystem Omfattning och tillträde Anställningsform: tillsvidareanställning Sysselsättningsgrad: 100% Tillträde: enligt överenskommelse Antal tjänster: 1 Övrig information Som en del av urvalsprocessen kan vi även komma att tillämpa tester. Om du erbjuds anställning inom barnomsorg, förskola eller skola är du skyldig att visa upp ett utdrag ur belastningsregistret. Intervjuer kan komma att ske digitalt. På orebro.se/jobb/digitalaintervjuer kan du läsa mer om våra digitala intervjuer och hur du kan förbereda dig. Ansökan Sista ansökningsdag är 11 januari. Välkommen med din ansökan! Fackförbund Akademikerförbundet SSR Facklig Expedition 019 - 21 30 96  SACO Facklig Expedition 019 - 21 43 80 Vision, Avdelning 012 Facklig expedition 019 - 21 11 93 Skyddade personuppgifter? Läs mer om hur du ansöker på orebro.se/jobb/skyddadepersonuppgifter