Arbetsbeskrivning

Ref: 20252851 Inför varje nytt läsår söker omkring 5000 ungdomar till Malmö stads gymnasieutbildningar. På gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens antagningsenhet hanteras hela antagningsprocessen – ett uppdrag som är avgörande för att våra ungdomar ska kunna påbörja sina studier. Vi står nu inför ett större systembyte och söker därför en handläggare som vill driva införandet och forma framtidens antagningsprocess. Framtiden börjar här! Arbetsuppgifter Som handläggare på enheten för gymnasieantagning arbetar du både med löpande myndighetsutövning och med utveckling av våra arbetssätt. En central del av tjänsten är att leda förberedelserna, införandet och implementeringen av det nya antagningssystemet Indra inför höstterminen 2027, med start våren 2026. Implementeringen sker parallellt med ordinarie myndighetsarbete, vilket innebär att du kombinerar löpande handläggningsarbete med att säkerställa att det nya systemet landar väl i verksamheten. Efter implementeringen ligger det även i denna tjänst att se till att systemet fortsätter utvecklas utifrån verksamhetens behov under kommande år.  I tjänsen ingår att: • driva implementeringen av det nya antagningssystemet Indra samt utvecklingen av detsamma efter att det är infört • arbeta med myndighetsutövning, uppföljning av antagningsstatistik och kvalitetssäkring av beslut och avtal • handlägga och administrera elevers ansökningar och betyg till gymnasieutbildning och anpassad gymnasieskola, i enlighet med skollag och gymnasieförordning • ta fram och sammanställa data och statistik som används som underlag för beslut, uppföljning och presentationsmaterial • samarbeta med studie- och yrkesvägledare, rektorer, administratörer samt antagningsenheter i andra kommuner • ha kontakt med elever och vårdnadshavare via telefon och mejl. Arbetets intensitet varierar över året och styrs i stor utsträckning av antagningsperioden inför det kommande läsåret, vilket innebär att vi arbetar mot tydliga deadlines. Arbetet sker i nära samarbete med kollegorna i teamet, där vi har god insyn i varandras ansvarsområden och ofta löser uppgifter gemensamt. Kvalifikationer Krav: • kandidatexamen (180 hp) inom ett för tjänsten relevant område • aktuell erfarenhet av administrativt arbete liknande tjänstens uppdrag  • gedigen erfarenhet av att arbeta i administrativa system, till exempel elev-, antagnings- eller ärendehanteringssystem  • god digital kompetens och mycket god förmåga att snabbt sätta sig in i nya system • god svenska i tal och skrift samt god engelska i tal. Meriterande • erfarenhet av större systembyte, gärna i en roll med ansvar i processen • erfarenhet av att ta fram och sammanställa data och statistik som används i beslutsunderlag och presentationer • erfarenhet från offentlig förvaltning eller politiskt styrd organisation • erfarenhet av kontakt med myndigheter och medborgare. Vi söker dig som trivs i en roll där du får arbeta med uppgifter som kräver noggrannhet, ett metodiskt tillvägagångssätt, uthållighet och fokus på kvalitet. Du värdesätter ett gott samarbete och trivs med att vara en aktiv del i ett team där vi stöttar varandra, delar kunskap och har insyn i varandras arbetsuppgifter. Då rollen innefattar många kontaktytor både inom och utanför organisationen är det viktigt att du besitter en god samarbetsförmåga och att du är serviceinriktad. Vidare kräver rollen att du kan arbeta självgående och att du har en förmåga att strukturera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Dessutom är du lugn, stabil och behåller kontrollen i situationer som kantas av tidspress. Om arbetsplatsen Avdelningen kommunikation, medborgarkontakt och antagning (KMA) har ett samlat fokus på information och service till Malmöborna när det gäller gymnasieskola, sfi och Komvux. Här står medborgarens väg till utbildning i fokus. Avdelningen ansvarar även för att stötta förvaltningens verksamheter i kommunikativa frågor, med marknadsföring och arbetsgivarvarumärke. Hos oss finns en stor bredd av kompetenser; handläggare, administratörer, studie- och yrkesvägledare, socialpedagoger, kuratorer, utvecklingssekreterare och kommunikatörer. Här får du det meningsfulla uppdraget att vara med och rusta människor för framtiden, för jobb och självförsörjning.    Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.  Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb Information om tjänsten Anställningsform: Tillsvidareanställning Omfattning: Heltid Antal tjänster: 1 Tillträde: Enligt överenskommelse Första intervjuomgången är planerad att hållas digitalt den 21-22/1 2026. Tjänstebenämning: Planeringssekreterare, i rollen som handläggare. Övrigt Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.  Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.