Arbetsbeskrivning

Office Manager 12 månaders uppdrag, 80% - omgående start.

Är du en strukturerad och serviceinriktad person som trivs i en roll där du får skapa ordning, flöde och trivsel i en kreativ arbetsmiljö? Gillar du att vara navet i verksamheten och bidra till att vardagen fungerar sömlöst för hela kontoret? Då kan uppdraget som Office Manager hos vår kund vara helt rätt för dig.

Om företaget (anonymiserat)

Vår kund är ett internationellt varumärkes- och affärsdesignbolag som kombinerar analytiskt djup med kreativ höjd. Här arbetar strategier, analytiker, designers, filmskapare och kreatörer sida vid sida — alla med en gemensam drivkraft att skapa smarta, hållbara och nyskapande lösningar för några av marknadens mest spännande varumärken.

Företaget präglas av en kultur där människor kommer först: deras perspektiv, intressen, passioner och personligheter. Man tror på att mångfald skapar innovation och att ett väl fungerande kontor är en förutsättning för kreativt arbete i toppklass. Här välkomnas du in i en miljö där energi, prestigelöshet och professionalism går hand i hand.

Om rollen som Office Manager

Som Office Manager får du en central och viktig funktion i företagets vardag. Du är den första kontakten för kollegor, leverantörer och besökare, samtidigt som du ansvarar för att kontoret fungerar smidigt och känns välkomnande varje dag.

Rollen kombinerar daglig drift, administration, planering och service, vilket gör vardagen både varierad och händelserik. Du samarbetar nära CFO och fungerar som stöd i enklare ekonomiska uppgifter, samtidigt som du ansvarar för att kontoret fortsätter vara en trivsam, inspirerande och organiserad arbetsplats.

Detta är ett konsultuppdrag på 12 månader, med en omfattning om 80%, där du arbetar på plats måndag–fredag kl. 09–16.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

• Ansvara för kontorets dagliga drift: posthantering, materialbeställningar, konferensrum, kök och gemensamma ytor.
• Vara första kontaktpunkt för alla som kommer in på kontoret – besökare, leverantörer och samarbetspartners.
• Planera och boka interna och externa event, workshops och konferenser, inklusive catering, teknik och logistik.
• Ha löpande kontakt med företagets leverantörer, såsom hyresvärd, städ, IT/teknik och servicepartners.
• Assistera CFO med grundläggande ekonomiadministration: fakturering, kvittohantering, sammanställning av intäkter och kostnader.
• Hantera resebokningar, mötesförberedelser och enklare sourcing.

Om dig

Vi söker dig som har en naturlig servicekänsla, är lösningsorienterad och trivs i en roll med många kontaktytor. Du är strukturerad, proaktiv och trygg i att hålla många arbetsuppgifter igång samtidigt — utan att tappa noggrannheten. Rollen passar dig som uppskattar variation, ansvar och att vara den person som får kontoret att flyta.

Viktigt för rollen:

• Erfarenhet av en administrativ, koordinerande eller serviceinriktad roll t.ex. Office Manager, Receptionist, Administratör eller liknande.
• God organisatorisk förmåga och vana av att arbeta självständigt.
• Flytande svenska och god engelska i tal och skrift.
• God systemvana och erfarenhet av Officepaketet.

Meriterande:

• Erfarenhet av enklare ekonomiadministration.
• Tidigare arbete i kreativa, snabbfotade eller internationella miljöer.

Uppdragets omfattning

Start: Omgående
Uppdragslängd: 12 månader
Omfattning: 80%, måndag–fredag kl. 09–16
Placering: Stockholm
Ersättning: Enligt överenskommelse

Låter rollen som Office Manager som rätt steg för dig? Skicka in din ansökan redan idag – vi på Needo ser fram emot att höra från dig!