Arbetsbeskrivning

Elements, som är en del av Epicenter Group, är en modern innovation- och samverkansplattform belägen på Jakobsbergsgatan 24 i hjärtat av Stockholms innovationsdistrikt. Vi är en plats där företag, ledare och samhällsaktörer samlas för att driva hållbar utveckling och nytänkande lösningar på samhällsfrågor. Jakobsbergsgatan 24 rymmer omkring 13 500 m² kontorsyta med tillhörande innovationskluster och kreativa eventytor. Här möter du hyresgäster och gäster som är allt från Green Tech startups till advokatbyråer.

Vi söker nu en Service Manager med passion för service och som levererar en fantastisk upplevelse för husets medlemmar och gäster.

Om rollen

Som Service Manager är du husets ansikte utåt och navet för frågor, support och service – för alla hyresgäster i fastigheten samt Elements egna medlemmar. Du fungerar som länken mellan hyresgäster, Epicenter-teamet och leverantörer.

I rollen kommer du att:

• Bemanna receptionen och vara ansiktet utåt med affärsmässig och hög servicenivå.

• Välkomna gäster, assistera hyresgäster med möten och service.

• Hantera gästregistrering, passerkort och passagesystem enligt säkerhetsrutiner.

• Koordinera och förbereda mötesrum, teknik och catering till möten.

• Sköta kontakt med externa leverantörer, fastighetsägare och felanmälningar.

• Serva arbetsytor samt sköta påfyllnad av kaffe, fika och kontorsmaterial.

• Koordinera logistiska behov, t.ex. inköp, catering, leveranser, utskick.

• Sköta administration av kvittoredovisning, posthantering och rapportering.

• Hantera teknisk utrustning (kopiatorer, skrivare, nätverk etc.) och felsökning.

• Samarbeta nära teamen för event och community för att säkerställa att huset fungerar effektivt och representativt.

Kvalifikationer

• 3–5 års erfarenhet från liknande roll inom service, såsom företagsreception, coworking, hotell/concierge eller facility management.

• Flytande svenska och engelska i tal och skrift.

• God systemvana (t.ex. Office 365, boknings-/ärendeverktyg).

• Teknisk kunskap och vana, bl.a. att hantera mötesteknik och passersystem.

• Dokumenterad förmåga att hantera konfidentiell information korrekt och ansvarsfullt.

Meriterande

• Erfarenhet från advokatbyrå, bank/finans eller annan reglerad miljö.

• HLR/AED och brandskyddskunskap; vana av larm- och passersystem (t.ex. RCO/ SALTO.

• Ekonomi-/adminvana (beställningar, kvittoredovisning, enkel fakturakontroll).

Personliga egenskaper

• Strukturerad, noggrann och trygg i högt tempo med många intressenter.

• Hög social kompetens och förmåga att anpassa kommunikation efter olika typer av individer.

• Servicedriven och lösningsorienterad, med stark känsla för detaljer och standard.

• Professionell, trygg och diskret – du inger förtroende i mötet kunder med höga krav på service och professionalism.

• Flexibilitet och stresstålighet – förmåga att hantera många olika ärenden och prioriteringar.

• Självgående teamspelare som äger ärenden hela vägen till lösning.

Praktisk information

Placering: Jakobsbergsgatan 24 och omfattar service i hela huset.

Arbetstid: 40 timmar/veckan, måndag - fredag, enligt rullande tidsschema (receptionen är bemannad 07.30-18.00)

Ansökan

Känns detta som rätt roll för dig? Då vill vi gärna höra från dig! Urval sker löpande så vänta inte för länge med att skicka in din ansökan. Om du har frågor om tjänsten är du välkommen att höra av dig till Frida Kask Rosén ([email protected]) hos vår partner UrbanUrban.