Arbetsbeskrivning

Har du erfarenhet av att arbeta med programadministration eller ekonomiadministration och motiveras av att arbeta i en stödjande roll? Vill du arbeta på en statlig myndighet för att minska fattigdomen i världen och tillsammans med andra bidra till att genomföra de globala målen för hållbar utveckling? Då kan det här vara ett jobb för dig

Om jobbet

Rollen innebär kvalificerat administrativt arbete med fokus på att stödja enhetens handläggare med kvalitetssäkring, intern styrning och kontroll, samt ekonomiadministration kopplat till biståndsinsatser som Sida genomför via externa samarbetspartners. Du jobbar även med att följa upp enhetens löpande kostnader samt bistår med viss övrig administration kopplat till enhetens interna arbete. Rollen innebär ett tätt samarbete inom den egna enheten där du förväntas bidra i det enhetsövergripande samarbetet. Du samarbetar också med kollegor på andra avdelningar och på Sida i stort. Du kommer också att delta i Sidas globala nätverk för administratörer för gemensamt lärande och utbyten med andra administratörer som arbetar i samma funktion världen över.

Du kommer att arbeta på vårt kontor i Rissne, Sundbyberg

Arbetsuppgifter

Huvudsakliga arbetsuppgifter.

Vissa mindre skillnader kan förekomma beroende på vilken enhet man arbetar på.

• Löpande ekonomiadministration såsom att granska utbetalningar till samarbetspartners och att hantera fakturor.
• Bistå enhetschefen med finansiell uppföljning av både biståndsbudgeten och budget för interna kostnader.
• Stöd till handläggare i hantering av biståndsinsatser i Sidas olika IT-system (t.ex insatshanteringssystem och dokument, ekonomi- och faktureringssystem
• Stöd till handläggare i samband vid upphandlingar och avrop från ramavtal
• Tillsammans med controller kvalitetssäkra beslut om stöd till samarbetspartners
• Delta i avdelningsövergripande arbete kring intern styrning och kontroll
• Stöd vid intern och extern kommunikation, inklusive att hantera inkomna mail från allmänheten samt administrera enhetens/avdelningens samarbetsyta på Sidas intranät.
• Stöd vid introduktion av nya medarbetare på enheten/avdelningen t.ex. hantera IT-ärenden, samt allmänna administrativa och koordinerande uppgifter.
• Stöd vid planering och anordnande av planeringsdagar och seminarier
• Skriva protokoll på möten, utföra arkivering
• Bistå enhetschefen med arbetsuppgifter kopplat till personaladministration och bidra till övriga administrativa och koordinerande uppgifter som kan förekomma på enheten/avdelningen.

Vi erbjuder

Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor.

Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och framöver behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter.

Kvalifikationskrav

Utbildning

• Gymnasieexamen, gärna inom relevant område, t ex administration och/eller ekonomi eller motsvarande

Språk

• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska
• För placering på Latinamerikaenheten tillkommer goda kunskaper i spanska som krav

Arbetslivserfarenhet och kunskaper

• God erfarenhet av självständigt administrativt arbete
• God praktisk erfarenhet av redovisning och/eller ekonomisk uppföljning
• God praktisk erfarenhet av ekonomi-, redovisnings-, elektronisk fakturahanterings och dokument- och ärendehanteringssystem
• God erfarenhet av digitala arbetsverktyg och system så som outlook och officepaketet (inklusive excel). Gärna erfarenhet av Sharepoint.

Funktionella kompetenser/förmågor:

Vi söker dig som har ett genuint intresse av att långsiktigt arbeta i en administrativ roll på Sida.

För rollen är det viktigt med en mycket god förmåga att organisera, dokumentera och följa upp det egna arbetet. Att kunna arbeta noggrant och strukturerat mot uppsatta mål och givna tidsramar är avgörande för att lyckas i rollen. Vidare är du serviceminded och tycker om att ge stöd till andra. Att ha en god kommunikativ och pedagogisk förmåga är också viktigt i rollen som innebär mycket kontakter och samarbeten inom och utanför enheten

För den här rollen behöver du:

• Kunna leda dig själv och ansvara för din egen utveckling
• Ta initiativ och vara drivande
• Ha förmåga att hantera stress, osäkerhet och risker
• Kunna samarbeta i en interkulturell kontext och i olika konstellationer
• Vara bra på att samarbeta och skapa tillitsfulla relationer
• Kunna hantera motstånd, vara flexibel och lösningsfokuserad
• Ha förmåga att föra dialog och skapa samsyn
• Kunna omsätta erfarenheter och lärdomar till handling

För denna roll är det meriterande om du

• Erfarenhet av att ha arbetat i en administrativ roll på svensk myndighet eller inom internationellt utvecklingssamarbete

Bra att veta

Befattningarna avser tillsvidareanställning med tillträde snarast. Provansvällning tillämpas.

Utöver detta även befattningar med särskild visstidsanställning tills vidare dock längst under 6 månader

Sida erbjuder möjlighet till distansarbete i viss utsträckning om det fungerar för verksamheten.

Vid kontakt vänligen ange ref.nr 22/25.

Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av HR-Strateg Malin Myrhage, [email protected]

Eventuella frågor om villkor och andra fackliga frågor ställs till fackliga företrädare vid Sida för Saco (kontaktperson: [email protected]) och ST (kontaktperson: [email protected]).

I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt. Läs mer om Sidas rekryteringsprocess

Sida är en statlig myndighet. Det innebär att uppgifter och ansökningshandlingar som du lämnar till oss kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen om någon begär ut dem. Normalt gäller ingen sekretess för de uppgifter som behandlas i databasen. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen per telefon.

Om Sida

Sida – Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete - är en förvaltningsmyndighet som arbetar på regeringens och riksdagens uppdrag för att skapa förutsättningar för bättre levnadsvillkor för människor som lever i fattigdom och förtryck. Vårt arbete ska bidra till att nå riksdagens mål och regeringens inriktning för svenskt bistånd.