Arbetsbeskrivning
Om Ekman Ekman är en världsledande marknadsförings- och försäljningsorganisation vars fokus är den globala skogsindustrin. Sedan starten 1802 erbjuder Ekman ett brett utbud av tjänster för sina globala kunder och leverantörer genom bland annat försäljning, marknadsföring, försäkring, riskhantering och logistik. Ekman är idag cirka 300 anställda, uppdelade på omkring 40 kontor med global spridning. Varje år hanterar Ekman ungefär fyra miljoner ton skogsprodukter åt sina affärspartners i över 100 länder.
Ditt uppdrag I rollen som Management Assistant är du en stödjande resurs för ledningsgruppen och andra chefer internt, du arbetar även för styrelsen med support, administration och koordinering. I dina arbetsuppgifter ingår även att hjälpa till med olika uppgifter kopplat till kontoret och lokaler, att hantera nyheter och annan information på olika plattformar. För att trivas i rollen ser vi att du vill arbeta i en varierande roll där flexibilitet, prestigelöshet och ett stort driv är avgörande för att lyckas.
Dina arbetsuppgifter:
Administration/Support:
- Stötta ledningsgruppen med administrativa uppgifter.
- Ansvara för intranätet, inklusive uppdatering av dokument, policys och publicering av nyheter och information.
- Administrera bolagshandlingar för koncernens olika bolag. Upprätta och skicka in protokoll till Bolagsverket.
- Skapa dokumentation för bolagsstämmor och årsredovisningar.
- Anordna visum och hantera firmateckning samt kontakt med Notarius Publicus.
- Delta vid ledningsgruppsmöten och andra möten och föra protokoll.
- Korrekturläsa texter, främst på engelska.
- Hantera KYC-dokumentation och hålla koll på passkopior och signeringsrättigheter.
- Förbereda och eventuellt delta vid styrelsemöten, inklusive inbjudningar och PowerPoint-presentationer, ca fyra gånger per år.
Kontor:
- Vara kontaktperson för receptionen.
- Hjälpa till att skapa trivsel, ordning och reda.
- Ha kontakt med leverantörer och hyresvärd.
- Vara behjälplig med att ordna aktiviteter, interna event och fester.
- Koordinera inköp av fika och luncher till möten.
Här får du utvecklas på ett ”People company” där man är väldigt måna om sina medarbetare. Du kommer att utgå från Ekmans fina kontor mitt i centrala Göteborg, med möjlighet att arbeta hemifrån en dag i veckan. Arbetstiden är förlagd mellan 08:15-16:30 och du arbetar heltid 37,5 h per vecka.
Din bakgrund För att lyckas i rollen ser vi att du har minst 2–3 års erfarenhet från en liknande position där du har arbetat i en stödjande roll samt har erfarenhet av att arbeta med olika administrativa arbetsuppgifter. Du har lätt för att sätta dig in i nya system och har god erfarenhet av Microsoft produkter. Vidare ser vi att du är flytande i svenska och engelska, både i tal och skrift, eftersom koncernspråket på Ekman är engelska. Som person ser vi att du är en do:er som ser vad som behövs göras och gillar att ligga steget före. Du har ett prestigelöst förhållningssätt och en förmåga att vara flexibel och anpassningsbar. I rollen som Management Assistant krävs även en hög integritet eftersom du i vissa delar av rollen hanterar känslig information.
Meriterande
- Eftergymnasial utbildning.
- Tidigare arbetat med legala dokument och har en förståelse kring bolagsstruktur.
- Erfarenhet från advokatbyrå eller försäkringsbolag.
- Andra språk utöver svenska och engelska.
Låter det intressant? I den här rekryteringen samarbetar Ekman & Co med Wise Professionals, The Pace. För att säkerställa en objektiv och icke-diskriminerade rekrytering kommer du att få genomföra arbetspsykologiska tester om du går vidare i denna process. Har du frågor om tjänsten kan du kontakta ansvarig Rekryteringskonsult Elin Eriksson, [email protected]. Vi arbetar med löpande urval och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.
Varmt välkommen med din ansökan!