Arbetsbeskrivning

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna. Fastighetskontoret förvaltar och utvecklar ett unikt fastighetsbestånd viktigt för Stockholms invånare, företagare och besökare. Fastighetsbeståndet består av allt från välkända Stockholmsbyggnader till offentliga lokaler för kultur och idrott, kontorsbyggnader, brandstationer, saluhallar, slott, gårdar och torp. Vi förvaltar även natur- och friluftsområden utanför stadsgränsen. Vi sitter i Tekniska Nämndhuset på Fleminggatan 4, cirka 5 minuters promenad från Centralstationen. Välkommen till oss Välkommen till enheten för hr, arkiv och registratur, som är en del av avdelningen verksamhetsstöd. Avdelningens uppdrag är att säkerställa att stöd styrning och utveckling sker på ett effektivt och enhetligt sätt, till nytta för hela kontoret och i överensstämmelse med stadens övergripande riktlinjer Hos oss får du möjlighet att ingå i en arbetsgrupp tillsammans med förvaltningens arkivarie och dokumentationsstrateg. Vi är hjälpsamma och kompetenta kollegor som mer än gärna delar med oss av våra kunskaper med varandra och med våra kollegor på kontoret för verksamhetens bästa. Vi bidrar till att skapa förutsättningar för en effektiv och ändamålsenlig styrning, uppföljning och utveckling i hela organisationen. Vi erbjuder Blir du vår nya kollega så erbjuder vi dig bland annat flexibel arbetstid, goda friskvårdsmöjligheter samt möjlighet att arbeta hemifrån när arbetet så tillåter. Hos oss får du vara med och utveckla Stockholm. En möjlighet att få arbeta med spännande och unika fastigheter. På fastighetskontoret arbetar vi utifrån att vi är varandras arbetsmiljö och vår avdelning präglas av ett positivt, öppet och nyfiket klimat där vi har stort förtroende för varandras kompetens. Hos oss blir du snabbt en i gänget och vi månar om att vara en arbetsplats för alla. Att arbeta hos oss på fastighetskontoret är alltid varierande och ger stora möjligheter till personlig utveckling. Din roll I rollen som registrator på fastighetskontoret har du en central roll inom förvaltningens informationsflöden. Du har förståelse för verksamheten och du fungerar som ett stöd åt handläggare och chefer. Som registrator säkerhetsställer du en rättssäker och effektiv hantering av allmänna handlingar. Detta inkluderar diarieföring, utlämnande av allmän handling, posthantering och hantering av inkorg. Du utbildar, informerar och ger råd och stöd till fastighetskontorets medarbetare i frågor om diarieföring och digital ärendehantering. I rollen ingår också att vara med och utveckla och kvalitetssäkra processer samt att skapa, revidera och kommunicera rutiner och arbetssätt som avser ärendehantering och hantering av allmänna handlingar. Du kommer också ha rollen som objektspecialist för kontorets ärendehanteringssystem eDok. Din kompetens och erfarenhet Vi söker dig som har: gymnasieutbildning minst ett års aktuell och relevant erfarenhet som domstolshandläggare/dokumentcontroller/registrator eller arkivarie grundläggande kunskaper i relevant lagstiftning, framför allt inom offentlighets- och sekretesslagstiftning samt förvaltningslagen arbetslivserfarenhet av att ha jobbat i ärendehanteringssystem så som exempelvis Platina (eDok), W3D3, Public 360° eller liknande erfarenhet från att ha arbetat hos en offentlig arbetsgivare god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift vana att hålla i introduktion och utbildningar inom expertområdet (lagstiftning, ärendehanteringssystem osv). Det är meriterande om du har: högskoleutbildning med lämplig ämneskombination för att arbeta med dokumenthantering kunskap inom Kommunallagen erfarenhet av liknande arbete inom Stockholms stad. Det är därutöver meriterande om du har intresse för och/eller erfarenhet av systemförvaltning och digitala lösningar. Din personlighet och ditt arbetssätt Vi söker dig som trivs i en social miljö med många dagliga kontakter, både interna och externa. Du är självgående och har förmågan att skapa, förvalta och utveckla administrativa rutiner med ett kommungemensamt perspektiv. Du driver arbetet framåt på ett strukturerat sätt och har god förmåga att prioritera bland dina arbetsuppgifter. Du är noggrann och har sinne för detaljer och eftersträvar ordning och reda. Vidare är du serviceinriktad, du visar intresse, förmåga och vilja att hjälpa andra och är lösningsfokuserad. Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper Övrigt Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. Du ser annonsen i sin helhet när du söker tjänsten på vår hemsida, klicka på ansök knappen här till vänster. Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.