Arbetsbeskrivning

Gillar du att jobba administrativt och vill du ha ett spännande konsultuppdrag? Vi söker dig som är driven, positiv och som trivs med att arbeta administrativt och effektivt. OM TJÄNSTEN Optilon fokuserar på att hjälpa sina kunder att använda resurserna där de gör mest nytta. Optilon är ett ingenjörsgrundat företag som kombinerar världsledande teknik med nordisk expertis inom SupplyChain. Optilon grundades 2005 och är idag verksamma i hela Norden med kontor i Sverige, Finland och Klaipeda. Sedan starten har Optilon genomfört över 500 projekt och har idag cirka 75 anställda. Som administratör på Optilon kommer du att spela en central roll i att hantera och organisera deras projekt i tidredovisningssystemet. Du kommer att granska och administrera avtal, justera priser och skapa faktureringsunderlag i Visma. En annan viktig del av ditt arbete är att säkerställa att inköpsorder skickas i tid till deras partners samtidigt som du upprätthåller en god kommunikation vid eventuella frågor. Dessutom kommer du att ansvara för att kontorsmaterial, som kopieringspapper och kaffe, alltid finns tillgängligt. Detta är ett konsultuppdrag via Academic Work som inleds med 6 månaders visstidsanställning med god chans till förlängning. Tjänsten är en heltidstjänst mellan kl.08-17.00 på plats på Optilons kontor på Hantverkargatan. För att både passa och lyckas i rollen ser vi att du trivs med att arbeta självständigt och gillar att ha många bollar i luften. Vi välkomnar att du är social, serviceinriktad, initiativtagande, strukturerad och noggrann med en prestigelös inställning. På Optilon får du möjlighet att vara en del av ett dynamiskt team där din insats verkligen gör skillnad. Vi ser fram emot din ansökan som innehåller ett CV och ett personligt brev. ARBETSUPPGIFTER Arbetsuppgifter * Ansvara för projektupplägg i Optilons egna tidredovisningsystem * Granska, administrera, prisjustera och hantera olika avtal samt att skapa underlag till fakturering i Visma * Ansvara för att inköpsorder kommer iväg i tid till företagets partners och hålla kontakten med partners vid eventuella frågor gällande inköpsorder * Hantera leveranser, se till att exempelvis kopieringspapper, kaffe och övrigt kontorsmaterial finns på plats VI SÖKER DIG SOM - Har arbetslivserfarenhet av service och administration - Kan tala och skriva svenska och engelska obehindrat - Har goda kunskaper i Officepaketet & Outlook Det är meriterande om du har - Tidigare arbetat som administratör - Goda kunskaper i Visma För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: - Målmedveten & serviceinriktad - Ordningsam & ansvarstagande - Initiativtagande med en prestigelös inställning Vår rekryteringsprocess Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess. INFORMATION OM FÖRETAGET Läs gärna mer här