Arbetsbeskrivning

Region Västerbotten arbetar för att god hälsa och hållbar utveckling ska stärka varandra. Vi tar ansvar för en jämlik välfärd och för att forskning och innovation ger resultat. Barn- och ungdomspsykiatriska kliniken i Västerbotten är en länsklinik med mottagningsenheter i Umeå, Lycksele och Skellefteå, samt heldygnsvård i Umeå. Vi är en av ett fåtal BUP-Universitetssjukvårdsenheter i Sverige, vilket innebär att forskning, metodutveckling och undervisning är viktiga områden. På vår klinik arbetar ca 120 personer: läkare, psykologer, kuratorer, skötare, sjuksköterskor, arbetsterapeuter, fysioterapeuter, dietister och medicinska sekreterare. Vi är nu i intensivt implementeringsskede av en struktur för klinisk verksamhet med tydliga mål, teamarbete, systematisk kvalitetssäkring och ökad subspecialisering. Vi arbetar aktivt med utvecklande av nya stödstrukturer så som IT-processtöd och kollegiala supportsystem, kreativt förbättringsarbete och en hälsofrämjande arbetsmiljö. Den senaste tiden har vi, precis som många andra, fått ställa om och lära oss att jobba i nya former. Nu räknar vi med att behålla de goda arbetssätt som utvecklats under pandemin. Det gäller bland annat de icke-fysiska mötena och olika former av gränsöverskridande arbetssätt. Idag finns goda möjligheter till ett flexibelt arbete vad gäller distansjobb, digitala lösningar och individuella anpassningar. Vill du veta mer om oss? Vi finns på instagram: https://www.instagram.com/bup_vasterbotten/ Vi söker nu en vikarierande chefsassistent till Barn- och ungdomspsykiatrin i Umeå! ARBETSUPPGIFTER Som chefsassistent hos oss ger du viktig service och möjliggör insatser som påverkar många. Arbetet innebär att vara verksamhetschefens, och i förlängningen ledningsgruppens administrativa stöd. Du ansvarar för verksamhetschefens kalender, koordinerar och organiserar kalendern samt samordnar olika möten, agendaplaneringar och kopplingar mellan mötesdeltagare. Du sorterar och hanterar inkommande mejl, hjälper till med personaladministration, tar hand om diarieföring och diverse andra uppgifter som verksamhetschefen behöver hjälp med. Arbetsuppgifterna består även av att administrera och uppdatera klinikens handlingsplan i SharePoint, och du är huvudadministratör för länsklinikens gemensamma SharePoint-sida. Du upprättar styrdokument för kliniken i Regionens Ledningssystem och reviderar rutiner inför publicering. Som chefsassistent har du ansvar för protokollskrivning för diverse olika möten på ledningsgruppsnivå, VSG och annan samverkan. Du kommer att vara behjälplig med inköp och beställningar kopplade till ledningsgruppen, samt fakturering och fakturaattest. Det tillkommer också diverse uppgifter kopplade till FoU såsom inköp och fakturering. Arbetet innebär att utföra varierande uppgifter på ett strukturerat sätt. I detta ingår att praktiskt hantera hastigt uppkomna problem som kräver snabb handläggning men även att planera och utföra mer långsiktiga uppgifter samt återkommande ärenden och arrangemang. Arbetet är många gånger självständigt men kräver ofta att olika kontakter tas och att samverkan sker, såväl internt som externt. KVALIFIKATIONER Vi söker dig med minst gymnasieutbildning, gärna med vidareutbildning inom administration eller annan utbildning alternativt erfarenhet som av arbetsgivaren bedöms som likvärdig. Du som söker har god IT-kunskap inom Office-programmen och erfarenhet från att jobba i många olika administrativa system. För att lyckas i rollen måste du kunna uttrycka dig väl i tal och skrift både i svenska och engelska. Du är serviceinriktad och hanterar uppgifter på ett positivt och engagerat sätt. Som person är du noggrann och ansvarsfull. Vi ser också att du har hög integritet och att ditt sätt att agera inger förtroende. ÖVRIGT Läs mer om våra förmåner för dig som jobbar med oss på webbsidan https://www.regionvasterbotten.se/nar-du-jobbar-hos-oss/formaner Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund. Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Om du har skyddad identitet och vill ansöka så kontaktar du rekryterande chef och skickar sedan in dina ansökningshandlingar via post.