Arbetsbeskrivning

Svenska institutet (SI) är en myndighet med uppdrag att skapa intresse och förtroende för Sverige utomlands. Vi arbetar med Sverigefrämjande, samarbete i Östersjöregionen och global utveckling. Se vidare på www.si.seVi söker en administratör till stipendieverksamheten Enheten för stipendier och ledarskapsprogram bidrar till kunskapsuppbyggnad, stärkt kapacitet samt främjande av erfarenhetsutbyte mellan förändringsaktörer, organisationer, institutioner och individer i Sveriges närområde och i omvärlden. Enheten arbetar med att arrangera ledarskapsprogram, uppdragsutbildningar, stipendieprogram och alumnverksamhet. Stipendieverksamheten ska bidra till en kvalificerad kompetensförsörjning i Sveriges närområde och i utvecklingsländer. Den ska också stärka individerna som potentiella ledare och förändringsaktörer, samt skapa långsiktiga relationer dem emellan och till Sverige. Som administratör i stipendiegruppen arbetar du med SI-stipendieprogram i nära samarbete med ansvarig handläggare och övriga kollegor i stipendiegruppen. Arbetet innebär att administrativt förbereda, genomföra och följa upp stipendieverksamheten från utlysning till beredning av ansökningar och beslut. Efter att stipendierna är tilldelade hanterar du utbetalningar och dokumenterar händelser som rör stipendiater i vårt ärendehanteringssystem. Du är också ett stöd för det nätverk som stipendiaterna ingår i under sin vistelse i Sverige. Du besvarar frågor och kommunicerar på engelska med stipendiaterna via e-post, telefon och sociala medier. Kontakter med svenska lärosäten och andra samarbetsparter ingår också i uppgifterna. Dina arbetsuppgifter kan även innebära att du ger stöd till annan verksamhet inom enheten, såsom ledarskapsprogram och alumnverksamhet. Vi söker dig som har: • relevant akademisk utbildning på minst kandidatnivå, exempelvis inom samhällsvetenskap eller ett närliggande område • minst ett års erfarenhet av att arbeta som administratör • erfarenhet av ekonomihantering • mycket goda kunskaper i Excel och Microsoft 365 • mycket goda/goda//kunskaper inom och kommunicerar obehindrat på såväl svenska som engelska i tal och skrift Det är dessutom meriterande om du har: • erfarenhet av att arbeta på statlig myndighet Som person  är du ansvarstagande och noggrann, vilket tar sig uttryck i att du tar ansvar för att planera, strukturera och driva ditt eget arbete. Du har också god kommunikativ förmåga och lätt för att samarbeta med kollegor inom olika områden. Slutligen är det viktigt att du har ett stort intresse för att arbeta med administrativa uppgifter som innebär att du hjälper andra.   Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.   Varaktighet och tillträde Anställningen är tillsvidare med sex månaders inledande provanställning med tillträde enligt överenskommelse.  Det finns möjlighet att arbeta hemifrån 2 dagar per vecka om arbetet tillåter.   Kontaktpersoner Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta enhetschef Adiam Tedros. Fackliga ombud är Jan-Frederic Buss (Saco-S) och Katharina Holmén (ST). Samtliga nås på telefon 08-453 78 00. Ansökan Välkommen med din ansökan senast 2024-11-07.  Bifoga endast CV och personligt brev i din ansökan. Övriga dokumentation begärs in vid behov. Vi använder oss av urvalsfrågor som del i vår urvalssprocess. Var noga med att dina svar speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.  Varför jobba hos oss? Vi erbjuder en arbetsplats som präglas av samarbete, nytänkande och förtroende. Vi är en innovativ och lyhörd myndighet där vi vågar testa nya saker och tar vara på erfarenheter och kompetenser. Vi har ett öppet förhållningssätt och genomsyras av en inkluderande attityd samt respekt för allas kompetens, åsikter och roller. Mångfald är en förutsättning för vårt uppdrag.Därtill erbjuder vi moderna lokaler, flexibla arbetstider, föräldrapenningtillägg samt generösa friskvårdsförmåner och semestervillkor.