Arbetsbeskrivning

Vi på Future People söker en projektadministratörtill vår kund i centrala Stockholm. Som konsult hos oss får du möjlighet till ett spännande uppdrag hos en av våra kunder samtidigt som du fortsätter att utvecklas inom ditt kompetensområde. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på ditt uppdrag. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega.

Ta nästa steg i karriären och utvecklas tillsammans med oss!

Vår kund arbetar dygnet runt, året om, tryggar dem den växande Stockholmsregionens tillgång till värme, kyla, el samt hantering av avfallstjänster. Idag är fler än 800 000 stockholmare och drygt 400 sjukhus, datahallar och andra verksamheter anslutna till fjärrvärmenätet, kopplat till deras värme- och kraftvärmeanläggningar från Högdalen i söder till Brista i norr. Med gemensam kraft driver dem Stockholm framåt med potential att bli världens första klimatpositiva huvudstad.

I denna varierande roll kommer du att arbeta med projektadministration där du stöttar och avlastar hela projektorganisationen främst projektledare och delprojektledare med administrativa arbetsuppgifter inom PMOs projekt. Arbetsuppgifterna är varierande då projektadministratören är flexibel och anpassar sig efter projektens specifika utformning och behov.

Arbetsuppgifter:

• Planera samt skapa inköpsrekvistioner.
• Löpande fakturahantering.
• Avtalshantering och inköp
• Uppdatering av kostnadsrapporter.
• Bokning och planering av konferenser och resor; samt hantering av reseräkningar.
• Koordinera IT-beställningar.
• Boka möten och utbildningar; och övrig strukturering tillsammans med projektledare/delprojektledare PMO.
• Skapa inköpsrekvisitioner, utökning av inköpsordrar, avsluta/stänga inköpsordrar
• Uppföljning av fakturor – gentemot avtal/ inköpsordrar, tidssedlar, konsulter
• Inleveranser av fakturor
• Fakturahantering, kontroll av inkommande fakturor
• Agera support i IFS till projektorganisationen.
• Planering och utförande av inköpsrekvisitioner
• Avtalshantering – inköp
• Uppdatering av kostnadsrapporter; beställningar vs budget, prognos
• Hantering av reseräkningar / boka tjänsteresor / behjälplig vid planering av tjänsteresor
• Beställning- och koordinering av IT-system
• Möteskoordineringar
• Hantering och bokning av utbildningar för PMO personal inkl konsulter
• Protokollskrivning
• Hantera PMO kalender, Sharepoint Online, Intranät info – info till grupperna, behörigheter, mappstrukturer
• Hantera/skapa mappar/flytta i DM /Sharepoint, Hantering av projektdokumentation
• Sköta info gällande Projektinfo på intranätet, hantering av resursanskaffning för projektspecifika resurser via Magnit
• Bistå med Intro vid nya projektspecifika konsulter i projekten, ta fram systemverktyg m.m.
• Avsluta systemverktyg när projektspecifika konsulter slutar
• Administrativa stöd till projektcontroller

Krav för tjänsten:

- 5‐9 års erfarenhet från en liknande roll som har inneburit assistering eller koordinering

- Utbildning inom området

- Erfarenhet av fakturahantering

- Van att arbeta med kostnadsrapporter

- Van att arbeta med dokumenthantering

- Möteskoordinering

- B-körkort

- Du kan uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska och engelska

- Resursanskaffning

Som person är du prestigelös, engagerad och har ett starkt driv. Du är utåtriktad, förtroendeingivande och tydlig i din kommunikation. Du har en god samarbetsförmåga och tar gärna egna initiativ.

För oss är det viktigt att varje kandidat ska få en positiv upplevelse hos oss och vi håller dig uppdaterad under hela processen. Du behöver aldrig undra vad som händer och hur just du ligger till i rekryteringsprocessen.

Du kommer att vara anställd av Future People och arbeta som konsult hos vår spännande kund.

Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

Omfattning: Heltid

Start: Omgående

Sista ansökningsdagen: 25/10-2024

Du söker tjänsten på futurepeople.se

Vi har ej möjlighet att ta emot ansökningar via e-mail med anledning av GDPR.Har du frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver får du gärna kontakta oss. Vi som arbetar med processen på detta uppdrag är Therese Lönnberg, du når mig på [email protected] och Liv Hedström, [email protected]. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Välkommen till oss på Future People!