Arbetsbeskrivning

Har du erfarenhet av administration och har jobbat nära ledningsteam? Nu söker vi en Senior Site Administrator till vår kund i Uppsala. Vi söker dig som har förmågan att förutse behov, samla in och förbereda material för granskning samt har förmågan att organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Välkommen med din ansökan! OM TJÄNSTEN Academic Work söker nu för vår kunds räkning en Senior Site Administrator till deras team i Uppsala. I denna roll kommer du att rekommendera och driva utvecklingsprojekt samt förbättringsarbeten relaterat till administrativa processer och strukturer. Du kommer att fungera som en brygga och främja positiv kommunikation mellan Uppsala SLT och interna samt externa funktioner/personer/aktiviteter/forum. Vidare samlar du in och analyserar data samt sammanställer rekommendationer för beslut avseende olika typer av administrativa policyprocesser. Du agerar som en "gatekeeper" för delar av Site Leadership-kalendern med minimal påverkan, samt planerar och koordinerar så att mötesschemat följs och respekteras. Uppdraget är en del av vår personaluthyrning. Du anställs av Academic Work och arbetar som konsult hos vår kund. Vi söker dig som kan börja så snart som möjligt och uppdraget kommer pågå i minst 6 månader framåt. Förutsatt att alla parter är nöjda med samarbetet finns chans till förlängning och anställning. ARBETSUPPGIFTER Arbetsuppgifter Som Senior Site Administrator arbetar du i en varierad och spännande roll där du bland annat: * Ger olika typer av administrativt stöd * Förmedlar kommunikation mellan Senior Leadership och avdelningar/funktioner på anläggningen * Samlar in och analysera data inom olika administrativa och policyrelaterade frågor * Ger olika typer av administrativt stöd; lösa problem på ett korrekt och snabbt sätt * Bokar möten, underhåller och uppdaterar dagliga kalendern, utarbetar korrespondens/kommunikation, skapar kalkylblad och presentationer * Arrangerar resor samt mötes- och besöksplanering för Site Leadership/Platform Leadership vid behov VI SÖKER DIG SOM - Har erfarenhet av lednings- samt administrativa metoder och rutiner - Har erfarenhet av affärskommunikation - talar och skriver obehindrat på svenska och engelska, då arbetet sker på båda språken. - Har kunskap om administrativa regler, policyer och rutiner, inklusive resor/utbildning och kostnadsredovisning - Har erfarenhet av Microsoft Office och andra IT-system och verktyg, t.ex. Adobe Acrobat och SharePoint - Har erfarenhet av budgetarbete, arkivering, inköpsmetoder och rutiner. För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: - Tillitsfull - Hjälpsam - Ordningsam - Ansvarstagande Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.