Vi på Future People söker en projektadministratör på deltidtill myndighet på Kungsholmen och Rissen. Som konsult hos oss får du möjlighet till ett spännande uppdragsamtidigt som du fortsätter att utvecklas inom ditt kompetensområde. Du blir anställd på Future People och jobbar ute på plats hos vår kund. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på ditt uppdrag. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega.

Ta nästa steg i karriären och utvecklas tillsammans med oss!

Vår kund är en myndighet inom trafiksektornsom arbetar för att underlätta vardagen för invånarna som reser och pendlar i Stockholm stad. Det här är en myndighet med ett stort engagemang och stolthet över deras viktiga samhällsuppdrag. Du som konsult kommer få vara med på en viktig resa och tillsammans med myndighetens medarbetare få vara med och bidra till en bättre vardag för invånarna i Stockholms stad.

Du är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Du kommer även attvara beställaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja medarbetarna och skapa struktur.

Arbetsuppgifter:

• Utföra dokumenthantering enligt rutiner och riktlinjer
• Diarieföra handlingar i systemet EDIT samt vara behjälplig vid begäran om offentliga handlingar från extern part
• Skriva protokoll vid möten och workshops samt distribuera och arkivera dessa.
• Vid behov utföra mötesbokningar och resebeställningar
• Administrera projektverktyg, så som behörigheter, nya användare, funktioner mm.
• Hantera beställningar av IT- och kontorsmaterial, passerkort till anläggningar mm
• Fakturahantering samt kontering av inkommande fakturor i ekonomihanteringssystem Agresso.
• Kvalitetssäkra underlagen till fakturor.
• Kontroll av inrapporterade tider från olika konsulter och entreprenörer.
• On/Off-boarding av projektmedlemmar.
• Bistå vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag.
• Utbilda/Vägleda i administrativt metodstöd och administrativa rutiner.
• Medverka och bidra till utveckling av myndighetens administratörsnätverk.
• Vara behjälplig med liknande arbetsuppgifter som beställare/projektledare önskar.

Krav för tjänsten:

• Minst teoretisk gymnasieutbildning
• 5 års erfarenhet av tidigare administrativt arbete i beställarorganisation varav 3 år från offentlig eller statlig verksamhet
• Minst 2 års erfarenhet av arbete som projektadministratör i bygg- och anläggningsbranschen
• 2 års erfarenhet av att arbeta i projektform
• 2 års erfarenhet av att arbeta i edit-systemet

Meriterande för tjänsten:

• Minst 2 års erfarenhet av On/Off-boarding av projektmedlemmar samt bistå vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag.

Innan uppdraget kan påbörjas kommer en säkerhetsprövning att genomföras.Personliga egenskaper och arbetsmiljöVi har ett gediget samarbete med myndigheten idag och har konsulter på plats på flera avdelningar. Arbetsplatsen präglas av en välkomnade miljö där du som konsult har goda möjligheter att utvecklas och växa inom organisationen. Som person är du lyhörd, engagerad och har en god samarbetsförmåga. Du är strukturerad och har förmågan att arbeta självständigt och strävar efter att leverera med hög kvalitet.

Du kommer att vara anställd av Future People och arbeta som konsult hos vår spännande kund.

För oss är det viktigt att varje kandidat ska få en positiv upplevelse hos oss och vi håller dig uppdaterad under hela processen. Du behöver aldrig undra vad som händer och hur just du ligger till i rekryteringsprocessen. Som anställd hos oss kan du lita på att vi kommer hjälpa dig att nå dina karriärsmål. Vi finns som en partner genom din yrkesmässiga karriär.

Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

Omfattning: 20 timmar/veckan, kan vid behov utökas

Start: 15/10-2024 till 1/3-2027 med möjlighet till förlängning

Sista ansökningsdagen: 22/9-2024

Du söker tjänsten på futurepeople.se

Vi har ej möjlighet att ta emot ansökningar via e-mail med anledning av GDPR.Har du frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver får du gärna kontakta oss. Vi som arbetar med processen på detta uppdrag är Therese Lönnberg, du når mig på [email protected] och Liv Hedström, [email protected]. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Välkommen till oss på Future People!