Stadsmiljöförvaltningen har ett helhetsansvar för stadens offentliga rum och samlade framkomlighet. Vi arbetar för att skapa tillgängliga, attraktiva och levande stadsmiljöer och naturområden. Förvaltningen äger och förvaltar spårvagnsnätet i Göteborg. På förvaltningen arbetar cirka 900 personer. Stadsmiljöförvaltningen är en del av de stadsutvecklingsförvaltningar som finns i Göteborgs Stad. Gemensamt arbetar vi med att skapa förutsättningar för en fungerande infrastruktur, bostäder och lokaler med kvalitet, en inbjudande offentlig miljö och verkar för att staden blir hållbar ur alla perspektiv. ARBETSUPPGIFTER Gillar du att arbeta serviceinriktat med många kontaktytor och varierande arbetsuppgifter? Är du bekväm med att hantera olika digitala system? Då kan det vara dig vi söker! Vi söker nu en vikarierande avdelningsadministratör till enheten, Internservice. Som avdelningsadministratör hos oss spelar du en viktig roll i att ge stöd och service till avdelningens chefer och medarbetare. Dina arbetsuppgifter kommer bland annat att inkludera inköp, direktupphandlingar, fakturahantering samt beställning av ID06, drivmedelskort och IT-utrustning. Du ansvarar även för att samordna utbildningar såsom planering, inköp, eventuella direktupphandlingar och hantering av intyg för cirka 400 medarbetare. Dessutom kommer du att vara ett chefsstöd i personalsystemet Personec, där du arbetar med uppföljningar, schemaläggning, frånvarohantering och tidrapporter, tillstyrka av poster (avvikande tjänstgöring under vintersäsongen) I rollen som administratör har du många kontaktytor både internt inom förvaltningen och externt, där du hanterar avtal, inkommande ärenden och sköter kontakten med våra externa kunder samt fakturering. Som kollega hos oss blir du en del av en enhet bestående av avdelningsadministratörer, schemaläggare, mobilitetsansvarig och planeringsledare fastighet och fastighetsstödsfunktioner samt lokalvård. Tillsammans ansvarar vi för att stötta avdelningen Drift och Underhåll i olika typer av frågor. Avdelningen bidrar, i samarbete med andra förvaltningar och avdelningar, till långsiktig planering av stadens skötsel och underhåll. Vår enhet har en ambition med fokus på helhetssyn och ett tydligt mandat för att skapa förutsättningar för ökad kundnytta och ekonomisk hållbarhet. Vi arbetar kontinuerligt med utveckling och effektivisering. Hos oss blir du en del av en enhet som är öppen för nya idéer, och du får möjlighet att delta i olika utvecklingsuppdrag KVALIFIKATIONER Vi söker dig med gymnasieutbildning, gärna med inriktning mot administration. Om du dessutom har eftergymnasial utbildning inom service/administration eller liknande är det meriterande för tjänsten. Eftersom alla arbetsuppgifter hanteras digitalt är det viktigt att du är van vid digitala system. Vi ser att du har erfarenhet av administrativt arbete och är bekväm med att arbeta i lönesystem, projektsystem, avtalssystem och ekonomisystem. Erfarenhet av inköp, avtalshantering och personaladministration är också viktigt. Du bör ha god vana av Office-paketet; erfarenhet av Personec och Proceedo är meriterande Vi söker en ansvarsfull och självständig medarbetare som tar ansvar för både egna och gemensamma arbetsuppgifter med verksamhetens bästa i fokus. Du tar dina uppgifter på allvar, är mån om att slutföra det du påbörjat och ser till att arbetet blir utfört på rätt sätt. Som en självständig person agerar du på egen hand utifrån vad situationen kräver utan att behöva stöd av andra. Du har förmåga att ta självständiga beslut inom ramen för ditt uppdrag. Vi värdesätter lyhördhet och söker dig som lyssnar på andra människor i syfte att förstå deras behov. Du söker aktivt efter andras synpunkter och perspektiv samt är mottaglig för dem genom att visa respekt, hänsyn och omtanke. Du arbetar för sammanhållning i arbetsgruppen och ser misslyckanden som något att lära sig av och skapar utrymme för dialog. Du är samarbetsinriktad och har förmåga att arbeta tillsammans med andra för att utföra uppgifter och nå mål. Genom att vara intresserad och skapa förståelse för andra verkar du för ett respektfullt arbetsklimat. Du förstår det gemensamma uppdraget, agerar utifrån det och bidrar till helheten. Som en kommunikativ person har du förmåga att delge information och idéer, såväl muntligt som skriftligt. Du uttrycker kärnan i ett argument på ett tydligt och effektivt sätt och anpassar din kommunikation efter mottagare, målgrupp och situation. Eftersom du kommer att hantera flera arbetsuppgifter parallellt är det viktigt att du är noggrann, strukturerad och kan anpassa dig snabbt efter nya förutsättningar. Du bör ha förmågan att effektivt prioritera mellan olika uppgifter och självständigt driva ditt arbete framåt. ÖVRIGT Vi erbjuder en arbetsplats i en förvaltning där utveckling står i fokus, både internt hos oss och även i flertalet av de uppdrag vi bedriver i staden. Våra medarbetare har breda och varierande kompetenser. Vi erbjuder medarbetarförmåner såsom flexibel arbetstid (undantag på vissa avdelningar), friskvårdsbidrag och cykelförmåner. Ett hållbart arbetsliv är viktigt för oss där du ska kunna kombinera ett spännande och givande arbetsliv med ditt privatliv. Vi vill att våra arbetsplatser ska präglas av öppenhet och respekt för olikheter och vi tror att mångfald bidrar till att utveckla vår verksamhet. Urval och intervjuer sker löpande. Vill du veta mer om oss? Följ vår företagssida på LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/stadsmiljo-goteborgs-stad/