Arbetsbeskrivning

Uppdragets karaktär är servicerelaterad, administrativ, stödjande och koordinerande. Som Koordinator har du ett viktigt ansvar i att stödja och avlasta programledningen med framför allt administrativa arbetsuppgifter. Tillsammans med programledarens närmaste medarbetare (huvudprojektledare, programcontroller m.fl.) arbetar Koordinatorn med att ta fram arbetsmetodik som stärker programteamets och programorganisationens förmåga attleverera programmets mål avseende tid, kostnad och resultat enligt gällande direktiv och programplan. Koordinatorn är också en viktig del och informationsbärare i programmet och ansvarar för programmets interna kommunikation.

Utöver att vara ett stöd i programmet, tillhör Koordinatorn ett team av andra Koordinatorer i linjeorganisationen som vidareutvecklar det generiska stödet till programverksamheten.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Diarieföra i W3D3
• Ansvara för att programmets dokumentation är i ordning i kundens system (styrande dokument för programmet, underlag för beslut, beslutsloggar med mera enligt kunds verksamhetsövergripande regel- och ramverk)
• Upprätthålla administrativa rutiner efter myndighetens regelverk och programstyrningsmodell PPS
• Mötesmanagement (förbereda presentationer, kalla deltagare, rumsbokningar, protokollföra, ordning i beslutslogg etc.) för programmets möten och andra relevanta möten
• Vid behov följa upp programmets aktiviteter internt, hålla ordning/följa upp via aktivitetslistor
• Vid behov leda och driva egna möten avseende programmets dokumentation internt
• Administration av programmets kartor, tidplan, risker, resurser, on/off boarding och behörigheter i programmets system och verktyg
• Stödja programledare och huvudprojektledare gällande programmets interna kommunikation
• Ansvara för insamling av data vid rapportering från och inom programmet (samla in lägesrapporter från projekt, sammanställa indata till olika målgrupper för rapporteringen mm)

• Du har som lägst en godkänd och avslutad gymnasieutbildning.
• Du har minst fem års arbetslivserfarenhet i en koordinerande och administrativ roll.
• Du harminst tre års dokumenterad arbetslivserfarenhet av att ha självständigt arbetat i program eller projekt som Koordinator,projektadministratör eller likvärdigt stöd.
• Du har minst tre års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word och Powerpoint.
• Du har minst tre års erfarenhet att kommunicera med interna och externa kontaktytor som t ex beställare och sakägare.
• Du är behärskar svenska och engelska mycket väl, i såväl tal som skrift.
• Det är meriterande om du har minst tvåårs erfarenhet av projektstyrningsmodeller (tex PPS, PMI, Prince) eller projektstyrningsmetodik.
• Det är meriterande om du har minst tvåårs erfarenhet av stödjande roll till projekt, program eller linje hos aktör(er) inom offentlig sektor.
• Det är meriterande om du hartidigare erfarenhet från uppdrag i energi eller infrastrukturbranschen i liknande roll.

För rollen som Koordinator söker vi en kandidat som främjar ett effektivt och harmoniskt arbetsklimat. Du har god samarbetsförmåga, bidrar till ett positivt arbetslag och respekterar olika perspektiv.

Vi värdesätter din initiativförmåga och självständighet, där du tar eget ansvar och driver arbetet framåt. Du planerar och levererar strukturerat för att uppnå mål i tid.

Du kan analysera information och fatta välgrundade beslut, hantera utmaningar och anpassa dig när förutsättningarna ändras. Din starka kommunikationsförmåga skapar förståelse och stärker samarbetet i teamet. Du bygger också förtroende genom att vara pålitlig och konsekvent i ditt agerande.

Vår kund är ett statligt affärsverk som förvaltar stamnätet för elkraften i Sverige. De bedriver även forskning- och utvecklingsprojekt på många områden för att främja ny teknik. Huvudkontoret finns i Stockholm och här behöver man som konsult säkerhetsprövas för de flesta uppdrag.

JobBusters är ett auktoriserat personaluthyrnings- och rekryteringsföretag som är inriktade mot tjänstemän och har funnits sen 2011. Vi på JobBusters bryr oss om våra konsulter och vårt mål är alltid att bygga långsiktiga relationer med både konsult och kund. Vårt mål är alltid att matcha våra kunders drömkandidat med våra kandidaters drömjobb!

Som konsult hos JobBusters kan du känna dig trygg med ett kollektivavtal i ryggen, tillgängliga konsultchefer och engagerade rekryterare. Du som konsult får även tillgång till vårt nätverk av spännande företag och uppdragsgivare! För oss är det viktigt att du som konsult trivs, känner en trygghet och gemenskap till oss som arbetsgivare. Vi erbjuder tjänstepension, löneväxling och möjlighet till flexpension. Du får även tillgång till vår förmånsportal, där du utöver friskvårdsbidrag har tillgång till mängder av rabatter och erbjudanden inom hälsa, hem och fritid, transport, sjukvård och mycket mer! Ditt välmående är av högsta prioritet för oss och vi erbjuder därför dig som anställd Företagshälsovård för att hantera vardagens alla utmaningar, både på jobbet och i privatlivet.

Enligt överenskommelse.

Heltid, kontorstider där hybridarbete erbjuds. Vår kund önskar start 2024-10-01 och uppdraget förväntas löpa t.o.m. 2025-09-30 med option påförlängning om 12 månader. Du kommer att vara anställd av JobBusters som konsult hos vår spännande kund i Stockholm. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan (gärna i Word-format). Sista ansökningsdag är 2024-09-02

Säkerhetsprövning av konsult krävs med anledning av att konsulten kan komma i kontakt med hemliga uppgifter (t.ex. sitta med på möten).

Processen för upprättande av SUA-avtal beräknas ta ca 8 till 10 veckor men kan både ta längre och kortare tid.