Arbetsbeskrivning

Vi söker en projektadministratör till projekt inom Blå och Röda linjen hos en myndighet inom trafik.

Detta är ett konsultuppdrag. Stationeringsort är Stockholm.

Tjänsten är på heltid.

Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.

Uppdraget

Rollen innebär att arbeta som projektadministratör inom projekt kopplade till Blå och Röda linjen. Administratören fungerar som spindeln i nätet med många kontaktytor internt och externt, stödjer projektledare och projektmedlemmar, skapar struktur i arbetet och säkerställer ett stabilt arbetsflöde för projektets administration. Rollen kräver god prioriteringsförmåga, förmåga att hantera många uppgifter samtidigt, samt en utåtriktad och serviceminded inställning. Administratören ansvarar även för att följa överenskomna mallar och filformat samt bidra till utveckling av administratörsnätverket inom organisationen.

Arbetsuppgifter

Säkerställa stabilt arbetsflöde och struktur i projektets administration.

Hantera ärende- och dokumenthantering, inklusive planering, diarieföring, arkivering i Avima och EDIT, samt hantering av offentliga handlingar.

Ansvara för dokumentloggar och administrativa processer.

Stödja projektledare och projektmedlemmar med administrativa uppgifter.

Planera och boka möten, skriva protokoll samt distribuera och arkivera dessa.

Genomföra resebokningar och administrera resor för anställda och konsulter.

Ansvara för Q-forum, styrande dokument, interna processer, IT-beställningar och kontorsmaterial.

Hantera distributionslistor och gruppbrevlådor via Omada.

Ta emot, granska och kontera fakturor i Agresso.

Bistå vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag samt on-/offboarding av projektmedlemmar.

Hantera behörigheter i BETSY och sprida verksamhetsinformation inom projektet.

Medverka i utveckling av administratörsnätverket och utföra uppgifter enligt chef/projektledares önskemål.

Krav (OBS, obligatoriska)

Du skall ha lägst gymnasial examen.

Minst 5 års arbetslivserfarenhet från rollen som projektadministratör från liknande verksamheter så som inom kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, teknik, bygg och anläggning, fordon, IT.

Minst 5 års arbetslivserfarenhet av ärende- och dokumenthantering (så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering)

Minst 5 års arbetslivserfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande fakturahanteringssystem. (kontering av fakturor och hantering av vidarefakturering/försäljningsordrar)

Flytande svenska i tal och skrift.

Meriterande

Minst 3 års arbetslivserfarenhet från rollen som projektadministratör inom offentlig verksamhet.

Minst 3 års erfarenhet av arbete i EDIT (Platina) eller motsvarande dokumenthanteringssystem.

Minst 3 års erfarenhet av att administrera i något av marknadens ledande administrativa webbaserade verktyg för projektsamarbete som t.ex. Webforum, Sharepoint eller liknande.

Konsulten ska ha dokumenterad erfarenhet av att ha kommunicerat regelbundet på engelska, i tal och skrift, med internationella leverantörer eller samarbetspartners i minst två (2) projekt.

Personliga egenskaper

God kommunikativ förmåga (Kommunicerar enkelt och tydligt med fokus på mottagarens förutsättningar och behov.)

God förmåga att samarbeta och skapa team, upprätta och bevara relationer.

Ansvarstagande och sjävgående i sina arbetsuppgifter.

Håller överenskommelser avsende leveranser.

Har förmåga att hantera olika typer av arbetsuppgifter parallellt och prioritera mellan dessa.

Systematisk och strukturerad, förmåga att skapa förutsättningar för effektiva arbetssätt.

Lösningsinriktad och tar sig an problem med en öppen attityd, bjuder in till dialog och samverkan.

Om oss

Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.

Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.

Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.

För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.

Läs gärna mer om oss på centio.se.

Vänligen skicka ditt CV på svenska.

Vi ser fram emot din ansökan!