Arbetsbeskrivning

Arbetsbeskrivning Vi söker en administratör till SiS ungdomshem Eknäs som är intresserad av en bred och varierad administrativ tjänst. Utifrån bredden i uppdraget kommer du att ha en föränderlig arbetsdag och det kommer att krävas att du är flexibel, självständig och bra på att prioritera. Ansvar och arbetsuppgifter Dina arbetsuppgifter kommer att främst bestå av personal-, elev- och ekonomiadministration vilket innebär bl.a. schemaläggning, arkivering, betygshantering, myndighetsrapportering, faktureringsunderlag, inköp samt systematiskt förbättringsarbete av administrativa rutiner etc. • Löpande administration enligt gällande lagstiftning och beslutade riktlinjer inom området. Hantera daglig administration och samordning, boka lokaler och beställa resor. Hantera registratorsfunktionen, hantera handlingar som skall diarieföras, arkiveras eller på annat sätt registreras, bevaka pågående ärenden, samt lämna ut allmänna handlingar efter begäran. Ge stöd och service till interna och externa aktörer. Kontakter med leverantörer och besökare. Posthantering inklusive e-post, postfrankering, daglig skötsel av gemensamma lokaler på administrationen så som skrivrummet, kontorsmaterialrummet. • Arbetet innefattar även fakturahantering, elevlöner, avstämningar, bokslut, bokföring, hantering av returnerade löner samt i övrigt förekommande administrativa uppgifter, vara behjälplig vid diverse uppföljningar och på uppdrag budgetarbete. • I tjänsten ingår även att hantera personalbehörigheter och annan administrering av tekniska system som nyckelhantering, passerkort mm. På administrationen finns även en administratör och HR-administratör som du samarbetar med. PERSONLIGA FÖRMÅGOR Är trygg, stabil och har självinsikt. Ser relationer i sitt rätta perspektiv, skiljer på det personliga och professionella. Förhåller sig på ett sätt som är anpassat till situationen. Uttrycker en positiv attityd till sitt arbete, verksamheten och/eller organisationen. Handlar i enlighet med fattade beslut, verksamhetsplanen, mål, policys och riktlinjer. Tar initiativ, sätter igång aktiviteter och uppnår resultat. Har mod att agera efter sin egen övertygelse. Är noggrann och väl medveten om mål och kvalitetsstandard. Lägger ner stor vikt vid att man lever upp till dessa. Är lugn, stabil och kontrollerad i stressituationer eller pressade situationer. Planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Sätter upp och håller tidsramar. Arbetar bra med andra människor, uppmärksam och tillmötesgående i sitt bemötande. Har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger sig för att leverera lösningar. Har lätt för att anpassa sig till ändrade omständigheter. Kan snabbt ändra sitt synsätt och förhållningssätt. Kvalifikationer Eftergymnasial utbildning med inriktning mot administration och/eller ekonomi eller minst 3-årig gymnasial utbildning med arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren anser vara likvärdig. Du innehar B-körkort. God datorvana, dokumentationsförmåga Erfarenhet inom SiS är meriterande Stor vikt läggs vid personliga egenskaper och förmågor. Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter Det är viktigt att du har goda IT-kunskaper, det är meriterande om du har arbetat med system som Primula, Visma Proceedo, UBW, Ciceron, KAJ samt Besched. God kompetens i dokumentation och svenska språket Hög samarbetsförmåga och serviceinriktad inställning förutsätts. Som person ska du ha ett serviceinriktat, ödmjukt och relationsskapande förhållningssätt och du behöver ha känsla för integritet, kvalitet och struktur. Du behöver vara noggrann, ordningsam och välorganiserad med ett visst mått av kreativitet. På SiS månar vi om ett gott medarbetarskap. Det innebär att du som medarbetare tar ansvar för ditt arbete, bidrar till utveckling och medverkar till ett gott samarbete. Läs mer om vårt medarbetarskap. Anställning:  Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid och inleds med sex månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse. Ansökan:  Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 6 januari. Tester och arbetsprover kan komma att ingå i rekryteringsprocessen.   SiS arbetar aktivt mot all form av diskriminering och välkomnar alla sökande. För arbete på våra institutioner gör SiS registerkontroll innan anställning. Inför rekryteringsarbetet har Statens institutionsstyrelse tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. OBS! Om du har skyddade personuppgifter ska du inte söka via rekryteringssystemet. Kontakta i stället den som står som kontaktperson i annonsen. Läs gärna mer om oss på https://www.stat-inst.se/jobba-hos-oss/