Arbetsbeskrivning

Huddinge är en växande Stockholmskommun med närhet till både stad och natur. Som medarbetare hos oss är du en viktig samhällsbyggare. Tillsammans skapar vi ett hållbart samhälle för alla som bor, besöker och arbetar i Huddinge. Huddinge är en kommun med stolta naturvårdstraditioner och som i sina övergripande mål med hållbar utveckling förenar bevarandet och tillgängliggörandet av natur med en tätortsutveckling. Naturvårdsenheten förvaltar kommunens 12 naturreservat och ett biotopskyddsområde, totalt 39% av kommunens yta. Naturvården är en del av Natur- och klimatavdelningen. Miljö- och bygglovsförvaltningen i Huddinge kommun ansvarar för myndighetsutövning inom områdena bygglov, lantmäteri och miljötillsyn. Förvaltningen driver också strategiska klimatfrågor och sköter driften av gator, vägar, parker och naturområden i samverkan med andra aktörer. Om parkenheten   Till följd av en omorganisation som träder i kraft 1 januari 2025, kommer parkenheten på Miljö- och bygglovsförvaltningen att omvandlas till en renodlad beställarorganisation. Målet är att optimera verksamheten, stärka vår beställarroll och höja kvaliteten på våra leveranser. Som administratör/koordinator för felanmälan kommer du att spela en central roll i att tillhandahålla en välfungerande, hållbar och resurseffektiv stadsmiljö. Detta är en nyinrättad tjänst.  Som Administratör/Koordinator för felanmälan ansvarar du för att effektivt hantera och samordna ärenden relaterade till felanmälningar inom avdelningens verksamhet. Din roll innebär att säkerställa en smidig och välorganiserad process för uppföljning och åtgärder gällande felanmälningar, samt att skapa god kommunikation med olika intressenter som kollegor, entreprenörer och invånare. Som administratör/koordinator för felanmälan spelar du en viktig roll i att säkerställa effektiviteten och kvaliteten i kommunens verksamhet, och bidrar till att skapa en välfungerande och serviceinriktad miljö för invånare och kollegor.  Arbetsuppgifter • Ansvara för intern administration av inkomna felanmälningar och synpunkter från invånare, entreprenörer och andra aktörer. • Säkerställa att all information är korrekt registrerad och fördelad till rätt ansvarig enhet eller person. • Följa upp att de felanmälningar som registreras hanteras i tid och enligt överenskomna rutiner och kvalitetskrav. • Genomföra intern kontroll av leveransen för att säkerställa att åtgärderna håller hög kvalitet och uppfyller fastställda krav. • Sammanställa statistik över inkomna felanmälningar, åtgärdstider och resultat. • Skapa regelbundna rapporter som underlag för verksamhetens analys och beslutsfattande, samt för att förbättra processerna kring hanteringen av felanmälningar. • Ansvara för vissa beställningar och avrop inom ramen för upphandlade tjänster och produkter, kopplade till åtgärder för felanmälningar. • Hantera och granska fakturor relaterade till utförda tjänster och åtgärder inom felanmälanprocessen. • Säkerställa att fakturorna stämmer överens med avtal och levererade tjänster innan de godkänns. • Utveckla och upprätthålla goda samarbeten med leverantörer och entreprenörer, samt följa upp att krav, kvalitet och leveranser uppfylls enligt avtal. • Leverera god service till invånare och vara en kontaktyta för frågor och uppföljningar från medborgare, entreprenörer och interna aktörer. Din profil Du har eftergymnasial utbildning (högskola, yrkeshögskola) inom administration, entreprenad, projekt eller liknande områden som ger en grundläggande förståelse för administrativa processer och uppföljningsarbete. Du har erfarenhet av administrativt arbete, särskilt inom hantering av felanmälningar, uppföljning av ärenden och samordning av åtgärder. Erfarenhet av arbete inom entreprenad eller liknande verksamheter är meriterande. Du har B körkort och en hög digital mognad samt vana av att arbeta med digitala verktyg och system för ärendehantering, kommunikation och administration. Erfarenhet av att hantera digitala felanmälan- och uppföljningssystem är särskilt önskvärd. Den vi söker har en utpräglad planerings- och organisationsförmåga, med förmåga att hantera många parallella ärenden och deadlines. Du har en stark prioriteringsförmåga och förmåga att fatta välgrundade beslut i komplexa situationer. Du är också självständig och ansvarstagande, med förmåga att själv driva på arbetet och säkerställa att uppgifter blir genomförda i tid och med hög kvalitet. Förmåner: Vi erbjuder en rad förmåner för ett hållbart arbetsliv och för att underlätta din vardag. http://www.huddinge.se/formaner (http://www.huddinge.se/formaner)