Är du organiserad, driven och gillar att ligga steget före? Har du erfarenhet av administration och gillar att hantera flera uppgifter samtidigt? Då är du rätt person för vår tjänst som verksamhetschefsassistent! Du erbjuds ett stimulerande och omväxlande arbete där du får möjlighet till individuell kompetensutveckling ett nära samarbete med andra yrkesgrupper och chefsstöd inom vårdadministrationen för en inkluderande arbetsmiljö möjlighet till distansarbete och flexibel arbetstid för att balansera arbete och liv en positiv och stöttande arbetsmiljö där trivsel och gemenskap är viktigt. Självklart får du också ta del av våra generella förmåner som Karolinska Universitetssjukhuset erbjuder dig. Om tjänsten I Verksamhetsområde (VO) Vårdadministration, samlar vi sjukhusets alla vårdadministrativa resurser under Stab Produktion. Vår verksamhet består av cirka 600 medicinska sekreterare, administratörer, handläggare och chefsassistenter. Vi söker nu en driven och engagerad chefsassistent som vill vara med och göra skillnad. Du kommer att stödja våra verksamhetschefer inom medicinska enheten (ME) och omvårdnadsområdet (OO) Graviditet och Förlossning som tillhör Tema Kvinnohälsa och Hälsoprofessioner. ME/OO Graviditet och Förlossning omfattar all graviditets-, förlossnings-samt fostermedicinsk vård inom Karolinska Universitetssjukhuset både i Huddinge och Solna. Verksamheten omfattar normal och högspecialiserad obstetrik och har ett Rikssjukvårdsuppdrag inom fosterterapi. Flera av patientverksamheterna är nationellt och internationellt ledande. Här kan du läsa mer om verksamheten. Som verksamhetschefsassistent kommer du att arbeta självständigt och proaktivt och är den som har övergripande koll på vad som händer och det som behöver utföras, så att inget faller mellan stolarna. Det gäller att ligga steget före för att stödja cheferna. Du kommer även att ha nära samarbete med övriga chefsstöd inom Kvinnohälsa och din placering kommer vara både i Solna och i Huddinge. I dina arbetsuppgifter ingår bland annat ansvar för att: vara ett övergripande stöd till verksamhetscheferna koordinera, planera, upprätta agendor och vara administrativt stöd vid ledningsmöten och vid facklig samverkan mötesbokningar/kalenderhantering/mailadministration föra mötesprotokoll, följa upp beslut och åtgärder framställa beslutsunderlag, presentationsmaterial, samt vid behov sammanställa rapporter administrera patientsäkerhetsärenden och klagomål vara webbredaktör för den interna och den externa hemsidan hantera fakturor och beställningar ordna med och hantera avtal administrera personalrapportering i Heroma dokumenthanteringsadministratör i Centuri Ek-administratör (elektroniska telefonkatalogen) Vi söker dig som har förmågan att organisera, planera och prioritera arbetsuppgifter på ett effektivt sätt, både dina egna och andras. Du sätter upp och håller tidsramar. har lätt för att anpassa dig i en miljö som präglas av ständig utveckling, du kan snabbt ändra synsätt och förhållningssätt samt se möjligheter i förändringar. tar initiativ, kan jobba självständigt och startar upp aktiviteter och levererar i tid samt uppnår resultat. är kommunikativ både i tal och skrift, och brinner för att underlätta administrativa flöden. är lugn, lyhörd, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. är professionell och bidrar till en positiv arbetsmiljö där våra gemensamma värderingar, ansvar, medmänsklighet och helhetssyn, genomsyrar allt du gör. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Kvalifikationer Krav: Medicinsk sekreterare-/Vårdadministratörsutbildning Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift. God planering och administrativ förmåga. Meriterande: Tidigare erfarenhet av arbete som chefsassistent/chefsstöd eller likvärdigt arbete. Goda IT-kunskaper Om rekryteringsprocessen Urval och intervjuer sker fortlöpande under ansökningstiden och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska! Inför tillsättning av befattning som innefattar vård av barn och ungdom, kontrolleras den som erbjuds tjänsten mot misstanke- och belastningsregistret. Läs mer om rekryteringsprocessen och om vilka kontroller som utförs på Karolinska https://www.karolinska.se/jobba-hos-oss/rekrytering-pa-karolinska/ Som anställd på Karolinska Universitetssjukhuset kan du komma att krigsplaceras. Om du är eller tidigare har varit anställd i Region Stockholm kommer vi att ta interna referenser från din nuvarande eller tidigare chef, om du blir aktuell för anställning. Om Karolinska Universitetssjukhuset Vi på Karolinska Universitetssjukhuset är stolta över att vi är ett av världens främsta universitetssjukhus. Förutom vårt särskilda ansvar för den högspecialiserade vården i Stockholmsregionen är huvuduppdraget att tillsammans med Karolinska Institutet utbilda framtidens vårdanställda och bedriva världsledande forskning samtidigt som vi fortsätter vårt arbete med att utveckla vården för patientens bästa. Vi arbetar inom en rad olika områden och professioner. Vår vision - Vi ska bota och lindra imorgon det ingen kan bota och lindra idag. Läs gärna mer om oss på https://www.karolinska.se/ och följ oss på sociala medier! Att söka jobb i Region Stockholm Vi eftersträvar jämställdhet och jämlikhet på vår arbetsplats och ser gärna sökande med olika bakgrund och förutsättningar. Vi tar endast emot ansökningar via detta system. Ansök genom att klicka på knappen ”Ansök”. Ansökningar per brev eller e-post beaktas inte. Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt säljare av ytterligare jobbannonser. Vårt rekryteringssystem kan inte hantera anonyma ansökningar eller sökande med skyddade personuppgifter. Om du har skyddade personuppgifter ber vi dig att kontakta den kontaktpersonen som finns angiven i annonsen. Din ansökan kommer då att hanteras utanför rekryteringssystemet. Du bör även vara försiktig med vilken information du lämnar i din ansökan och endast ta med information som är relevant för den aktuella befattningen. Region Stockholm ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, regional utveckling och bidrar till kulturlivet. Varje dag, dygnet runt. I landets snabbaste växande region. Tillsammans skapar vi Europas attraktivaste storstadsregion. https://www.regionstockholm.se/jobb