LEDIGAJOBB.SE by Noor Jobs

Konferenssamordnare

Antal platser:
Publicerad: 2019-12-02
Sista ansökningsdag: 2019-12-23
Stad: Lund
Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns 40 000 studenter och 7 600 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor. LU Service är en sektion inom universitetets gemensamma förvaltning och erbjuder såväl tjänster som produkter till universitetets verksamheter. LU Service består av sex avdelningar som arbetar med bl.a. lokalvård, vaktmästeri, reception, tryckeri, post, parkering, universitetsbutik, konferens och bostäder. LU Service har 245 medarbetare. Konferenssamordnare inom avdelning LU Konferens. LU Konferens är Lunds universitets interna konferens- och kongressverksamhet som hjälper till med planering och genomförande av konferenser och evenemang på Lunds universitet och/eller med universitetet som värd – från planering och lokalbokning till tekniska lösningar, deltagarhantering, mat och dryck. LU Konferens ansvarar även för verksamheten i Gamla Biskopshuset, som är Lunds universitets representationshus. Som konferenssamordnare ingår du i ett team med sju personer som arbetar med planering och genomförande av evenemang. Det kan vara allt från det lilla till det stora, mer komplexa mötet med flera hundra gäster. Vi söker dig som har flerårig vana att arbeta projektorienterat med koordinering av möten och evenemang. Du är van att arbeta med flera parallella projekt som befinner sig i olika faser. Du är inte rädd för att hoppa in och arbeta praktiskt där det krävs. Du är van att möta kunder och se deras behov samt har en förmåga att presentera lösningar och upplägg. Du är också van att arbeta med leverantörer och att förhandla priser. Det är meriterande om du har erfarenhet av inköp och upphandling (direktupphandling) inom statlig myndighet. I arbetet möter du människor från olika delar av världen, varför du måste kunna tala och skriva engelska obehindrat. Dokumentation samt kund- och leverantörskontakter sker framförallt på svenska så du behöver ha mycket goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift. I arbetet ingår administrativa arbetsuppgifter varför du måste behärska Office-paketet såsom Word, Excel och Outlook. Har du erfarenhet att arbeta med projektledning (som PCO) på kongressbyrå är det meriterande. Det är också meriterande om du arbetat med akademiska kongresser, gärna inom Lunds universitet. Arbetstiderna är stundtals mycket varierande – med långa dagar, tidiga morgnar och sena kvällar – då arbetet anpassas efter beställarnas behov. Som person är du lösningsorienterad, strukturerad och kan arbeta självständigt med egna projekt. Arbetet är ofta i högt tempo, det är tidvis fysiskt krävande och innebär arbete på obekväm arbetstid. Självklart kommer du också delta i arbetet med att utveckla, förbättra och effektivisera avdelningens tjänster; LU Konferens är i ständig förändring och dina tankar, erfarenheter och åsikter kommer att vara viktiga. För att vara aktuell för tjänsten behöver du • ha dokumenterad flerårig erfarenhet att arbeta projektorienterat med evenemang inklusive kostnadsberäkningar och fakturering • ha vana att arbeta med flera parallella projekt samtidigt • kunna hanterat kund- och leverantörskontakter • ha vana att arbeta praktiskt med genomförande där det krävs • ha mycket goda kunskaper att tala och skriva svenska och obehindrat tala och skriva engelska • ha grundläggande kunskaper i Office-paketet • Inneha B-körkort Det är meriterande om du • har utbildning, med fokus på projektledning eller service management, som arbetsgivaren bedömer relevant • har vana av upphandlingsförfaranden (direktupphandlingar) inom statlig myndighet • har erfarenhet som PCO med akademiska kongresser Anställningen avser tiden 2020-03-01--2021-04-30. Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan. Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång. Välkommen med din ansökan! Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.

Information om jobbet

Arbetstid & varaktighet
  • Heltid
  • 6 månader eller längre
  • Vanlig anställning
Lön
  • Fast månads- vecko- eller timlön